Hướng dẫn thay đổi thông tin BHXH chi tiết cho người lao động

Trong quá trình tham gia bảo hiểm xã hội (Social Insurance), nhiều người lao động phát hiện thông tin trên sổ BHXH bị sai lệch so với giấy tờ tùy thân. Nắm rõ hướng dẫn thay đổi thông tin BHXH giúp người lao động tránh khó khăn khi hưởng chế độ BHXH, BHYT. Dưới đây là quy trình điều chỉnh thông tin sổ BHXH theo quy định hiện hành.

1. Các trường hợp cần thay đổi thông tin BHXH

Thông tin trên sổ BHXH có thể phát sinh sai sót từ nhiều nguyên nhân khác nhau: lỗi nhập liệu của đơn vị sử dụng lao động, thay đổi giấy tờ tùy thân sau khi cấp đổi CCCD, hoặc sai lệch do chuyển đổi dữ liệu giữa các hệ thống. Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, người lao động được phép yêu cầu sửa thông tin BHXH trong các trường hợp sau.

– Điều chỉnh họ tên, chữ đệm khi sổ BHXH ghi sai so với giấy khai sinh hoặc CCCD hiện tại.

– Sửa ngày sinh, tháng sinh, năm sinh do nhập liệu nhầm hoặc không khớp với hồ sơ gốc.

– Cập nhật số CCCD mới thay thế CMND cũ trên hệ thống bảo hiểm xã hội.

– Thay đổi nơi khám chữa bệnh (KCB) ban đầu khi chuyển nơi cư trú hoặc muốn đổi cơ sở y tế gần hơn.

– Điều chỉnh chức danh nghề, mức tiền lương đóng BHXH khi phát hiện sai lệch so với hợp đồng lao động.

Người lao động cần xác định chính xác loại thông tin cần sửa để chuẩn bị đúng giấy tờ, tránh mất thời gian bổ sung hồ sơ nhiều lần.

2. Hồ sơ cần chuẩn bị khi điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH

Bộ hồ sơ để sửa thông tin BHXH gồm hai phần chính: Mẫu TK1-TS và giấy tờ chứng minh tương ứng. Mẫu TK1-TS là tờ khai do BHXH Việt Nam ban hành, dùng chung cho đăng ký mới, điều chỉnh hoặc gia hạn thẻ BHYT. Người lao động tải mẫu từ Cổng dịch vụ công BHXH (dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn) hoặc nhận tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ.

Nếu bạn đang tìm hiểu cơ hội nghề nghiệp trong lĩnh vực này, có thể tham khảo các vị trí Mp66 Win tại chuyên mục 7Mb66 Xóc Đĩa bảo hiểm trên CareerLink.

Loại thay đổi	Hồ sơ cần nộp	Thời gian giải quyết
Sửa họ tên, ngày sinh, giới tính	Mẫu TK1-TS + Giấy khai sinh hoặc Trích lục khai sinh + CCCD	Không quá 10 ngày làm việc
Cập nhật số CCCD	Mẫu TK1-TS + CCCD bản sao có chứng thực	5 ngày làm việc
Thay đổi nơi KCB ban đầu	Mẫu TK1-TS (không cần giấy tờ bổ sung)	5 – 7 ngày làm việc
Điều chỉnh mức lương đóng	Mẫu TK1-TS + Hợp đồng lao động hoặc Quyết định nâng lương	Không quá 10 ngày làm việc
Gộp sổ BHXH (nhiều sổ trùng)	Mẫu TK1-TS + Tất cả sổ BHXH đang có + CCCD	Không quá 15 ngày làm việc

Khi điền Mẫu TK1-TS, người lao động cần ghi đầy đủ thông tin cũ (đang sai) và thông tin mới (cần sửa) vào đúng mục tương ứng. Phần lý do thay đổi cần nêu rõ ràng, ví dụ “Sổ BHXH ghi sai ngày sinh so với giấy khai sinh” để cán bộ xử lý nắm được nội dung điều chỉnh.

3. Nơi nộp hồ sơ thay đổi thông tin BHXH

Người lao động có hai phương thức chính để nộp hồ sơ cập nhật thông tin bảo hiểm xã hội: nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc nộp trực tuyến qua hệ thống điện tử. Việc lựa chọn phương thức nào phụ thuộc vào loại thay đổi và tình trạng lao động hiện tại của người nộp.

Trường hợp sổ BHXH bị mất và cần cấp lại trước khi điều chỉnh, tham khảo bài mất sổ BHXH phải làm sao trên CareerLink.

Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH

Đối với người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp, hồ sơ được nộp qua đơn vị sử dụng lao động. Bộ phận nhân sự (HR — Human Resources) của doanh nghiệp sẽ tổng hợp và gửi đến cơ quan BHXH quận/huyện nơi đơn vị đóng trụ sở. Trường hợp người lao động đã nghỉ việc hoặc tham gia BHXH tự nguyện, cá nhân trực tiếp nộp tại BHXH quận/huyện nơi cư trú.

Nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công BHXH

Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam tại dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn hỗ trợ điều chỉnh thông tin trực tuyến. Người lao động đăng nhập bằng tài khoản VssID hoặc tài khoản định danh điện tử (VNeID), chọn dịch vụ “Thay đổi thông tin cá nhân” và tải lên hồ sơ scan. Hệ thống cấp mã tiếp nhận để theo dõi tiến độ xử lý.

– Đối với thay đổi nơi KCB ban đầu: có thể thực hiện hoàn toàn trực tuyến qua Cổng dịch vụ công hoặc ứng dụng VssID mà không cần đến cơ quan BHXH.

– Đối với sửa họ tên, ngày sinh: một số trường hợp vẫn yêu cầu nộp bản gốc giấy tờ trực tiếp để đối chiếu, tùy theo quy định từng địa phương.

Sau khi nộp hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ kiểm tra và đối chiếu thông tin. Nếu hồ sơ hợp lệ, kết quả điều chỉnh được cập nhật trên hệ thống và người lao động nhận thông báo qua SMS hoặc ứng dụng VssID.

4. Thời gian giải quyết và một số vấn đề thường gặp

Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, hầu hết yêu cầu điều chỉnh thông tin cơ bản được giải quyết trong 5 đến 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Riêng trường hợp gộp sổ BHXH hoặc điều chỉnh liên quan đến quá trình đóng có thể kéo dài đến 15 ngày.

Hồ sơ bị trả lại phổ biến nhất là do thiếu giấy tờ chứng minh hoặc bản sao chưa chứng thực đúng quy định. Ngoài ra, khi thông tin trên giấy khai sinh và CCCD không thống nhất, người lao động cần hoàn tất thủ tục cải chính hộ tịch tại UBND trước khi quay lại điều chỉnh BHXH.

Theo BHXH Việt Nam, năm 2025 đã xử lý hơn 2,1 triệu hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân trên hệ thống, trong đó hơn 40% được tiếp nhận qua Cổng dịch vụ công trực tuyến. Xu hướng nộp hồ sơ điện tử ngày càng tăng, giúp rút ngắn thời gian xử lý và giảm tải cho bộ phận tiếp nhận trực tiếp.

5. Câu hỏi thường gặp

1. Thay đổi nơi khám chữa bệnh ban đầu có cần đến cơ quan BHXH không?

Không nhất thiết. Hiện nay người lao động có thể thay đổi nơi KCB ban đầu trực tuyến qua ứng dụng VssID hoặc Cổng dịch vụ công BHXH mà không cần đến trực tiếp. Chỉ cần đăng nhập, chọn cơ sở y tế mới trong danh sách và gửi yêu cầu. Thẻ BHYT điện tử sẽ được cập nhật sau 5 đến 7 ngày làm việc.

2. Người lao động đã nghỉ việc có được tự đi sửa thông tin BHXH không?

Có. Người lao động đã nghỉ việc hoặc chưa có đơn vị mới có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH quận/huyện nơi cư trú. Hồ sơ gồm Mẫu TK1-TS, CCCD và giấy tờ chứng minh nội dung cần điều chỉnh. Không bắt buộc phải qua đơn vị sử dụng lao động cũ.

3. Mẫu TK1-TS tải ở đâu và điền như thế nào?

Mẫu TK1-TS được tải miễn phí tại Cổng dịch vụ công BHXH (dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn) mục “Biểu mẫu”, hoặc nhận tại bộ phận một cửa của cơ quan BHXH. Khi điền, người lao động ghi rõ mục “Nội dung thay đổi, yêu cầu” với thông tin cũ và thông tin mới cần sửa, kèm lý do cụ thể.

Thủ tục hướng dẫn thay đổi thông tin BHXH không phức tạp nếu người lao động chuẩn bị đúng hồ sơ từ đầu. Mẫu TK1-TS kết hợp giấy tờ chứng minh tương ứng là bộ hồ sơ cốt lõi cho mọi trường hợp điều chỉnh. Ưu tiên nộp qua Cổng dịch vụ công BHXH hoặc ứng dụng VssID để tiết kiệm thời gian, hoặc liên hệ tổng đài 1900.9068 khi cần hỗ trợ.

Minh An

Nội dung trong bài mang tính tham khảo. Quy định có thể thay đổi — vui lòng liên hệ cơ quan BHXH địa phương.