Có bao giờ bạn ngồi nhìn nhân viên của mình rồi tự hỏi: “Sao bạn ấy cứ chăm chú nhìn màn hình suốt mà tốc độ xử lý công việc lại chậm rãi như một buổi chiều yên ả?”

Thật ra, không phải ai làm việc chậm cũng là vì thiếu cố gắng hay thiếu trách nhiệm. Đôi khi, chỉ đơn giản là họ chưa tìm được cách làm phù hợp để tăng tốc công việc cho chính mình mà thôi.

Nếu bạn đang muốn giúp những nhân viên làm việc còn chậm dần bắt nhịp nhanh hơn, xử lý công việc trôi chảy hơn, mà vẫn giữ được sự thoải mái và tinh thần tích cực, không bị cuốn vào áp lực thì có lẽ những chia sẻ sau đây từ chị Lê Bích Thủy – Digital Marketing Manager sẽ rất đáng để bạn tham khảo.

“Giúp nhân viên tăng tốc công việc giúp tăng năng suất, tiết kiệm thời gian, giảm tồn đọng và tập trung tốt hơn vào việc quan trọng.”

Xác định nguyên nhân làm việc chậm

Giúp nhân viên tăng tốc công việc mà không gây áp lực

Trước khi “bắt bệnh” cho tốc độ làm việc chậm của nhân viên, bạn cần đóng vai một “thám tử” âm thầm quan sát để tìm ra nguyên nhân thật sự hoặc đơn giản là hỏi thẳng. Bạn có thể chia sẻ rằng mình nhận thấy tốc độ công việc hiện tại chưa đạt kỳ vọng, rồi nhẹ nhàng hỏi xem điều gì đang khiến họ bị chậm lại.

“Bạn sẽ thấy có thể họ đang hơi bối rối với yêu cầu công việc, hoặc đang quá tập trung vào từng chi tiết nhỏ nên vô tình sa đà vào những phần không thật sự cần thiết. Hay nguyên nhân đến từ việc thiếu kỹ năng, khối lượng công việc quá nhiều hoặc giao tiếp kiểu đoán ý”, chị Bích Thủy chia sẻ.

Theo chị, dù là lý do nào, điều quan trọng nhất vẫn là lắng nghe, trao đổi cởi mở và thẳng thắn nhưng vẫn đầy tôn trọng giữa cả hai phía.

Cho thấy bạn đang đứng về phía họ

Khi đưa ra phản hồi, đôi khi nhân viên sẽ có chút phòng thủ. Đây là phản ứng rất tự nhiên khi họ cảm thấy bị đánh giá nhưng cảm giác đó thường không kéo dài lâu nếu họ nhận ra rằng bạn không phán xét mà đang thật sự muốn cùng họ tìm cách tháo gỡ vấn đề.

“Chỉ cần một thái độ cởi mở và vài câu hỏi đúng lúc như “Em thấy chúng ta có thể làm gì để tình hình tốt hơn?” hay “Anh/chị có thể hỗ trợ gì để bạn làm việc dễ hơn không?” cũng đủ để thay đổi không khí cuộc trò chuyện”, chị Bích Thủy gợi ý.

Đặt ra thời hạn kèm theo thứ tự ưu tiên

Bạn có thể biết rất rõ nhiệm vụ nào là cốt lõi sống còn nhưng nhân viên của bạn thì chưa chắc đã nhìn ra điều đó. Vì vậy, ngoài việc đưa danh sách công việc, bạn cũng cần làm rõ mức độ ưu tiên và kỳ vọng ngay từ đầu. “Việc nào quan trọng thì nói thẳng “cái này ưu tiên số 1, làm trước nhé”, còn việc ít gấp hơn thì xếp xuống dưới để nhân viên không có cảm giác mọi thứ đều đang gấp. Vì khi tất cả đều khẩn cấp, cuối cùng chẳng cái nào khẩn cả”, chị Bích Thủy phân tích.

Song song đó, việc đặt ra thời hạn sát sáo một chút cũng là cách giúp tăng tốc công việc. Chị Bích Thủy lý giải “Thực ra, nếu mọi thứ luôn quá thoải mái thì rất khó để thấy được giới hạn thật sự của năng lực mỗi người nằm ở đâu. Có những lúc, chính việc được thúc đẩy nhẹ ra khỏi vùng an toàn lại giúp mọi người phát hiện ra rằng mình có thể làm nhanh hơn, gọn hơn và hiệu quả hơn mình nghĩ”.

Loại bỏ những yếu tố gây xao nhãng

Ai cũng có những lúc bị phân tâm, chỉ cần một tiếng “ting” từ email hay tin nhắn là mạch công việc đang liền mạch có thể bị ngắt ngang ngay, nhất là khi đang xử lý những việc cần nhiều sự tập trung.

“Trong những lúc như vậy, vai trò của người quản lý giống như “người dọn đường” hơn là người chỉ giao việc. Tức là không chỉ nói “Em làm việc này nhé” mà còn giúp gỡ bớt những rào cản, giảm nhiễu thông tin để nhân viên có thể thật sự tập trung và làm việc trọn vẹn hơn”, chị Bích Thủy đề xuất. “Khi đường đã thông thoáng, không bị “ổ gà công việc” cản trở, họ thường sẽ tăng tốc nhanh hơn bạn tưởng, đôi khi còn nhanh đến mức bạn kịp quay lại đã thấy xong từ lúc nào rồi”.

Tạo động lực và ghi nhận thành tích

Không ai có thể “chạy nhanh” mãi nếu cảm giác như mình đang đi một mình, lặng lẽ cố gắng trong khi không có ai ở bên cạnh cổ vũ hay ghi nhận. Nhân viên cũng vậy, nếu những nỗ lực của họ không được nhìn thấy, động lực rất dễ tụt dần theo thời gian.

Trong những lúc như thế, việc ghi nhận đúng lúc giống như một sự chạm nhẹ nhưng đủ ấm để họ có thể lấy lại đà. Đó có thể là một lời khen cụ thể khi họ hoàn thành nhanh hơn, một phần thưởng nhỏ cho sự cải thiện, hay đơn giản là sự công nhận rõ ràng rằng họ đang đi đúng hướng. Khi cảm thấy nỗ lực của mình được ghi nhận đúng cách, nhân viên thường làm việc tập trung hơn, ít do dự hơn và quan trọng nhất là tự tin đẩy nhanh tiến độ mà không cần phải đắn đo từng bước.

Đôi khi, có những điều vội nhìn như điểm yếu nhưng nếu để ý kỹ hơn một chút lại thấy đó chính là điểm mạnh theo một cách rất riêng. Chẳng hạn như có người làm việc chậm hơn trong nhóm nhưng bù lại họ rất cẩn thận, ít sai sót và độ chính xác cao hơn nhiều người khác. Thay vì chỉ nghĩ đến việc tăng tốc công việc, có lẽ bạn nên tự hỏi: liệu họ đã đang được đặt đúng vào công việc phù hợp nhất với mình chưa?

Nếu lợi ích từ sự cẩn thận và chất lượng công việc của họ lớn hơn hạn chế về tốc độ thì đôi khi, giải pháp hợp lý nhất là phân công những nhiệm vụ phù hợp hơn với thế mạnh của họ. Khi mỗi người được làm đúng việc, đúng vai trò của mình, cả độai thường sẽ vận hành nhẹ nhàng và hiệu quả hơn rất nhiều.

Oanh Trần