Tránh hiểu lầm khi giao tiếp nơi công sở: 7 cách nói để không bị “lệch sóng”

Trong môi trường công sở, hiểu lầm khi giao tiếp là một sự cố nhỏ nhưng lại có thể khiến một nhiệm vụ bị đi sai hướng, một deadline bị lùi sang tuần sau hay tạo nên một drama không hồi kết. Vậy làm thế nào để giao tiếp rõ ràng hơn, tránh những tình huống dở khóc dở cười như vậy? 

7 gợi ý để tránh hiểu lầm trong giao tiếp nơi công sở

“Tránh hiểu lầm trong giao tiếp nơi công sở giúp nâng cao hiệu quả làm việc, tăng cường sự hợp tác và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, tích cực.”

Nói đúng trọng tâm, tránh dài dòng

Nhiều người vẫn lầm tưởng rằng càng diễn đạt nhiều thì người nghe sẽ càng dễ hiểu, nhưng thực tế đôi khi càng nói nhiều lại càng khiến thông tin trở nên rối rắm và khó nắm bắt.

Chẳng hạn, một câu dài dòng kiểu: “Em nghĩ là nếu anh có thời gian thì anh xem qua file này giúp em nha, không gấp lắm đâu nhưng nếu được thì càng sớm càng tốt…”, sẽ khiến người nghe phải tự lọc ý chính trong một mớ thông tin, dẫn đến hiểu lầm. Trong khi đó, chỉ cần nói gọn lại: “Anh xem giúp em file này trước 5h chiều nhé” là đã đủ rõ ràng, dễ hiểu và không khiến người nghe phải giải mã như đang đọc mật thư.

Đừng mặc định rằng chắc người khác đã hiểu rồi

Một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến hiểu lầm trong giao tiếp chính là việc chúng ta quá tin rằng người khác có thể tự hiểu được ý mình. Nhưng thực tế thì không ai có khả năng đọc suy nghĩ của bạn cả.

Thay vì tự nhủ rằng: “Mình nói vậy chắc họ hiểu rồi”, sẽ an toàn hơn nhiều nếu bạn tự hỏi lại: “Những gì mình vừa nói đã đủ rõ để người khác làm đúng chưa?” Chỉ một thay đổi nhỏ trong cách suy nghĩ như vậy thôi có thể giúp bạn tránh được hàng loạt email phải chỉnh sửa đi chỉnh sửa lại và cả những hiểu lầm không đáng có trong công việc.

Tóm tắt lại ý chính

Sau khi giao việc hoặc trao đổi xong, hãy dành thêm một bước nhỏ để chốt lại thông tin. Chẳng hạn như: “Để em tóm tắt lại xem mình hiểu đúng không nhé…” hoặc “Chị confirm lại giúp em 2 ý này nha…”

Bạn có thể thấy hơi thừa nhưng thực ra đây giống như việc kiểm tra lại bản đồ trước khi bắt đầu di chuyển. Nó không mất nhiều thời gian nhưng giúp bạn chắc chắn rằng cả hai đang hiểu cùng một hướng. Và trong công việc, không ai muốn đi sai đường rồi mới quay lại cả.

Ưu tiên ví dụ thay vì lý thuyết

Con người thường tiếp nhận ví dụ nhanh hơn nhiều so với những mô tả mang tính lý thuyết. Khi bạn nói quá chung chung, người nghe sẽ phải tự tưởng tượng và diễn giải lại, trong khi chỉ cần một ví dụ cụ thể là mọi thứ trở nên rõ ràng ngay lập tức.

Chẳng hạn, thay vì nói: “Anh cần layout chuyên nghiệp hơn, hiện đại hơn, nhưng vẫn phải thân thiện.” thì bạn có thể nói: “Anh muốn giống style của slide trong bài thuyết trình bên marketing”. Một bên khiến người nghe phải tự dựng cả một vũ trụ khái niệm trong đầu để hiểu, còn một bên thì đơn giản đến mức họ chỉ cần gật đầu và nói: “À, hiểu rồi.”

Quan sát phản ứng người nghe

Giao tiếp không chỉ nằm ở việc bạn nói gì mà quan trọng hơn là người khác thực sự hiểu được gì. Nhiều khi mọi thứ tưởng như ổn áp chỉ vì đối phương gật đầu, nhưng thực tế lại đang có vấn đề phía sau.

Ví dụ, nếu bạn thấy họ im lặng một cách bất thường, hoặc gật đầu nhưng ánh mắt thì “trôi đi đâu đó”, hay trả lời rất nhanh kiểu “Ok để em xem lại” mà không hỏi thêm gì, thì rất có thể thông tin chưa được hiểu đúng như bạn nghĩ. Trong những tình huống như vậy, thay vì chờ đến lúc mọi thứ lệch hướng rồi sửa lại, bạn có thể chủ động hỏi: “Anh/chị thấy phần này có rõ chưa hay cần em giải thích thêm?”

Thêm câu xác nhận khi trao đổi qua chat, email

Trong giao tiếp công sở qua email hay tin nhắn, hiểu lầm rất dễ xảy ra vì chúng ta không có giọng điệu, không có biểu cảm khuôn mặt, cũng không có ánh mắt để truyền tải trạng thái. Chẳng hạn, một câu đơn giản như “Ok” có thể bị hiểu theo nhiều cách khác nhau: có thể là rất ổn, cũng có thể là đồng ý nhưng bên trong thì nổi giông bão. 

Để tránh những suy đoán không cần thiết, bạn có thể thêm một chút ngữ cảnh vào câu trả lời, ví dụ: “Ok em nhé, anh hiểu rồi” hoặc “Ok, để anh xử lý phần này” Chỉ cần thêm vài từ đơn giản như vậy thôi nhưng lại đủ để kéo giảm đáng kể những hiểu lầm không đáng có và tránh cho công việc rơi vào những drama chẳng ai muốn dính vào. 

Đối với việc quan trọng, hãy dùng đa kênh một cách thông minh

Không phải lúc nào một tin nhắn chat cũng đủ an toàn cho những việc quan trọng. Với những tình huống như deadline gấp, yêu cầu thay đổi lớn hay các công việc liên quan đến nhiều người, chỉ gửi một message đôi khi khá may rủi.

Thay vào đó, bạn có thể kết hợp nhiều cách để đảm bảo thông tin không bị bỏ sót: nhắn chat để báo nhanh, gửi email để xác nhận lại đầy đủ chi tiết hoặc nhắc lại trong cuộc họp để mọi người cùng nắm. Cách làm này không phải để phức tạp hóa vấn đề hay cho có quy trình mà đơn giản là để thông tin không bị trôi mất như một tin nhắn trong group Trưa nay ăn gì.

Làm việc hiệu quả không nằm ở việc đoán ý nhau giỏi đến đâu, mà ở chỗ nói cho nhau hiểu ngay từ đầu. Chỉ cần bạn cụ thể hóa ý của mình, xác nhận lại khi cần và đừng ngại hỏi thêm một lần, bạn đã giảm được rất nhiều hiểu lầm  trong công việc.

Bạn không cần thay đổi hoàn toàn ngay lập tức, chỉ cần bắt đầu từ một câu nói rõ ràng hơn mỗi ngày. Dần dần, bạn sẽ thấy công việc nhẹ nhàng hơn, ít sửa sai hơn và mọi người cũng phối hợp với nhau mượt mà hơn nhiều. 

Oanh Trần