Cách viết giấy ủy quyền lấy sổ BHXH – Mẫu chuẩn và hướng dẫn chi tiết

Nhiều trường hợp người lao động không thể trực tiếp đến cơ quan Bảo hiểm xã hội (Social Insurance Agency) nhận sổ BHXH mà cần nhờ người khác thay mặt. Lúc này, cách viết giấy ủy quyền lấy sổ BHXH đúng pháp luật là điều cần nắm rõ để tránh bị từ chối hồ sơ. Bài viết hướng dẫn nội dung bắt buộc, mẫu giấy ủy quyền nhận sổ bảo hiểm và thủ tục xác nhận phù hợp.

1. Khi nào cần viết giấy ủy quyền lấy sổ BHXH

Không phải lúc nào người lao động cũng có thể đích thân đến cơ quan BHXH nhận sổ. Có ba nhóm trường hợp phổ biến cần ủy quyền người khác lấy sổ bảo hiểm thay.

– Người lao động đang sinh sống hoặc làm việc tại tỉnh/thành phố khác, không thể di chuyển về nơi nộp hồ sơ trong thời gian quy định.

– Người lao động đang điều trị bệnh dài ngày, gặp vấn đề sức khỏe nghiêm trọng khiến việc đi lại không khả thi.

– Người lao động đang ở nước ngoài vì công tác, du học hoặc định cư, không thể về Việt Nam trong thời hạn nhận sổ.

Ngoài ra, người lao động lớn tuổi hoặc khó khăn đi lại cũng thường ủy quyền cho người thân nhận sổ thay. Giấy ủy quyền phải lập đúng hình thức và có xác nhận hợp lệ.

2. Nội dung bắt buộc trong giấy ủy quyền nhận sổ BHXH

Theo Điều 138 và Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015 (Civil Code 2015), mẫu giấy ủy quyền nhận sổ BHXH hợp lệ cần các thông tin sau. Thiếu mục nào đều có thể bị cơ quan BHXH từ chối.

Thông tin bên ủy quyền (người lao động): Họ tên, ngày sinh, số CMND/CCCD (ngày cấp, nơi cấp), địa chỉ thường trú, số sổ BHXH.

Thông tin bên được ủy quyền: Họ tên, ngày sinh, số CMND/CCCD (ngày cấp, nơi cấp), địa chỉ thường trú, mối quan hệ với bên ủy quyền. Người này phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.

Nội dung ủy quyền: Ghi rõ việc nhận sổ BHXH mang số bao nhiêu, tại cơ quan BHXH nào, ký nhận thay và thực hiện thủ tục liên quan.

Thời hạn ủy quyền: Ghi ngày bắt đầu và kết thúc. Không ghi thì hiệu lực 1 năm theo Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015.

Bạn có thể tham khảo các cơ hội nghề nghiệp ngành bảo hiểm tại chuyên mục 7Mb66 Xóc Đĩa bảo hiểm trên CareerLink.

3. Giấy ủy quyền lấy sổ BHXH có cần công chứng không

Pháp luật không bắt buộc giấy ủy quyền nhận sổ BHXH phải qua công chứng. Tuy nhiên, tùy yêu cầu từng cơ quan BHXH địa phương, có hai hình thức xác nhận được chấp thuận.

Sau khi nhận sổ BHXH về, nếu cần chốt sổ khi nghỉ việc, tham khảo bài hướng dẫn chốt sổ BHXH trên CareerLink.

Theo Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015: Ủy quyền có thể được lập thành văn bản riêng, trừ trường hợp pháp luật quy định phải công chứng. Với việc nhận sổ BHXH, pháp luật không yêu cầu bắt buộc công chứng nhưng khuyến khích thực hiện để tăng tính pháp lý.

Hình thức thứ nhất là công chứng tại Văn phòng/Phòng công chứng theo Luật Công chứng 2014. Hình thức thứ hai là xác nhận chữ ký tại UBND phường/xã nơi cư trú. Cả hai có giá trị pháp lý nhưng phí và thời gian khác nhau.

Tiêu chí	Công chứng (Luật Công chứng 2014)	Xác nhận tại UBND phường/xã
Nơi thực hiện	Văn phòng/Phòng công chứng	UBND phường/xã nơi cư trú
Phí	Từ 20.000 – 50.000 VNĐ (tùy nội dung)	Miễn phí hoặc phí rất thấp (10.000 VNĐ)
Thời gian xử lý	Trong ngày (thường 15–30 phút)	1–2 ngày làm việc
Giá trị pháp lý	Cao, được chấp nhận rộng rãi	Hợp lệ theo quy định Bộ luật Dân sự 2015
Phù hợp khi	Ủy quyền cho người không phải thân nhân	Ủy quyền cho người thân

Trên thực tế, nhiều cơ quan BHXH chấp nhận xác nhận UBND nếu bên được ủy quyền là người thân trực hệ (cha mẹ, vợ chồng, con cái). Ủy quyền cho bạn bè hoặc đồng nghiệp nên thực hiện công chứng để tránh bị từ chối.

4. Mẫu giấy ủy quyền lấy sổ BHXH chuẩn

Dưới đây là mẫu giấy ủy quyền nhận sổ BHXH soạn theo cấu trúc Bộ luật Dân sự 2015, phù hợp để công chứng hoặc xác nhận tại UBND phường/xã.

Khi điền mẫu, viết bằng mực xanh hoặc đen, không tẩy xóa. Nếu soạn trên máy tính, bên ủy quyền vẫn phải ký tay lên bản in trước khi công chứng hoặc xác nhận.

5. Câu hỏi thường gặp

1. Giấy ủy quyền lấy sổ BHXH viết tay có được chấp nhận không?

Giấy ủy quyền viết tay vẫn có giá trị pháp lý theo Bộ luật Dân sự 2015 nếu đầy đủ nội dung bắt buộc và được công chứng hoặc xác nhận tại UBND phường/xã. Chữ viết phải rõ ràng, không tẩy xóa.

2. Ủy quyền cho người không phải người thân lấy sổ BHXH có được không?

Được. Pháp luật không giới hạn bên được ủy quyền phải là người thân. Bạn có thể ủy quyền cho bạn bè, đồng nghiệp hoặc bất kỳ ai có đủ năng lực hành vi dân sự. Trường hợp này nên công chứng theo Luật Công chứng 2014 để tránh bị từ chối.

3. Giấy ủy quyền nhận sổ BHXH có thời hạn bao lâu?

Thời hạn do hai bên thỏa thuận. Nếu không ghi cụ thể, theo Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015, giấy ủy quyền có hiệu lực 1 năm kể từ ngày xác lập. Nên ghi thời hạn rõ ràng (thường 30–90 ngày) phù hợp thực tế nhận sổ.

Việc nắm rõ cách viết giấy ủy quyền lấy sổ BHXH giúp người lao động chủ động xử lý khi không thể trực tiếp đến cơ quan Bảo hiểm xã hội. Giấy ủy quyền cần đầy đủ thông tin hai bên, nội dung ủy quyền cụ thể, thời hạn rõ ràng và được công chứng hoặc xác nhận tại UBND phường/xã. Hãy liên hệ trước với cơ quan BHXH nơi nhận sổ để xác nhận yêu cầu tại địa phương, tránh mất thời gian bổ sung hồ sơ.

Minh An

Nội dung trong bài mang tính tham khảo. Quy định có thể thay đổi — vui lòng liên hệ cơ quan BHXH địa phương.